聊一聊有关电子会计凭证的新政策......

按照财政部 国家档案局2020年3月23日发布并自该日实施的关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会[2020]6号）文件精神，其中重点的表述是第三款及第四款：

第三款：除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

　　（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

　　（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

　　（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

　　（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等要求。

第四款：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证：包括单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

随着电子信息化的发展，电子发票也是越来越普及，可以说它是信息时代应运而生的产物。

电子会计凭证它的优点多多：节约发票印制成本；电子发票系统可以与企业内部的ERP等系统相结合，发票资料全面电子化并集中处理，能够及时进行账务处理并及时给企业决策提供支持；电子发票在保管、查询、调阅时更加方便，也便于电子商务网站为消费者提供更加方便的服务；可以减少纸质发票的资源浪费现象，符合环保的理念。

但它也不是完美无缺，正如一枚硬币，有正面也有反面一样。主要缺点是客户自行打印，在纸质、打印效果上都会有所差异，原发票的物理防伪性能会大大降低或消失，财会人员需要全部承担鉴别真伪的责任；再有就是电子发票可以重复打印给报销审核带来风险。实际中可能有员工会有意或无意拿已经报销后的凭证再来报销，财会人员也不是全部都能发现其中的问题。再说，如果一个单位有意拿电子凭证多次报销，虚假入账，偷逃税款的话，同样也是不易察觉。

为了更好地规范电子会计凭证的管控，财政部及国家档案局出台的这一文件可谓是正当其时，为广大财会工作者规范电子凭证管理包括开立、接收、保存方面提供了政策的支持。在实践中，单位如果不能满足仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的，同时需要保持电子会计凭证，这叫双保存。因此，各个单位需要落实通知要求的细节，可以按照“5W1H”的方式来做对于Why——何因，What——何事，Where——何地，都比较清楚；关键是要落实When——何时；Who——何人；

How——何法的问题。落实具体的人在某个时间去做，比如在每周五去做等等。至于怎么做，需要另存电脑文件夹，要能在服务器上备份不至于丢失，还要编制一个EXCEL表，录入包括票据号码的相关信息，便于以后在内部账务处理上查询或外部稽查时提供支持证据。如此看来，为了达到管理的目的，结果是非常好，是毋容置疑的。但对于单位财会部门来说，工作量增多了也是不争的事实。如此看来，电子化所带来的便捷就被所增加的工作量所部分抵消，可谓美中不足。我想这也是在电子化发展之路上的一个过程，如果我们已发展的眼光来看问题，假以时日的话，应该能够找到一个既能满足管控要求的方式又能节省单位财会部门工作量的方法，让我们拭目以待。（本文转自“刘作华说财税”微信公众号）