业务背景

您启用应收应付系统时，是不是经常困惑初始数据到底怎么录入呢？以前年度和本年度发生的业务录入初始数据时又有什么区别呢？接下来以案例的形式为您讲解2020年9期启用的应收款管理初始数据的录入。

学习目标

学习完本可能，您将能够：

了解应收应付初始数据如何录入

一、初始发票的录入

初始发票主要是初始销售普通发票和初始销售增值税发票的录入，根据实际客户开具的发票类型选择录入发票的类型即可。

使用具有应收款管理权限用户登录K/3主控台，依次单击【系统参数】→【初始化】→【应收款管理】，双击【初始销售普通发票-新增】。

字段说明：

【录入产品明细】勾选“录入产品明细”后，可以录入存货的详细资料。如果想按“存货数量”来进行往来账款的核销，则此处必须录入产品明细，否则按产品明细输出往来对账单时，单据余额可能不正确。如果不选择按存货进行往来账款的管理，则不需要录入产品明细。

【本年】当“本年”打上勾时，发生额必须等于本年收款额+应收款余额，如不选择“本年”，则发生额应大于等于本年收款额+应收款余额。

注意：发票“应收款余额”为0是可以保存的，但系统启用后查询应收款明细或汇总表，以及在单据核销中是查不到该初始化单据的，即初始发票一定要录入应收款余额来确认初始的应收款。应收款余额不能直接录入，需要在收款计划框中录入“收款金额”，系统会将“收款金额”的合计数自动反填到“应收款余额”中。

注意：初始化发票只需保存无需审核。

【发生额】单据的发生数，即业务发生时的应收款总额。可以按客户汇总输入所有销售发票的汇总金额，也可以按单据逐笔录入。如果是本年发生额，则选择本年。如果同一个单位的往来款项既有去年的发生额又有今年的发生额，则汇总录入时，去年与今年的数据应分开录入。

【本年收款额】当前会计年度的收款金额，以前会计年度收款的金额不包括在内。包括实际收款额（如现金，银行存款）及应收票据金额。例如：某公司2019年销货给A公司10000元，2007年收现金2000元，2020年收现金1000元，收银行承兑汇票500元。如果2020年年中启用账套，则发生额应为10000元，本年收款额为1500元（1000+500），应收款余额为6500元（10000-2000-1000-500）。本年收款额一般反映的是应收账款科目的本年累计贷方发生额。

【应收款余额】扣除收款额后的实际应收数，即收款计划的收款金额合计。应收款余额一般反映的是应收账款科目的期初余额。

【单据日期】指单据的开票日期，对于初始化汇总的发票可以自由设定，但日期必须在启用日期前，系统默认取账套启用期间上一月的月末日期。系统可以据此计算账龄分析表（单据日期）、应收款计息表等。

【财务日期】指单据的财务日期，系统默认与单据日期一致，允许修改，但是系统控制其必须大于等于单据日期且小于账套启用期间的第一天。系统可以据此计算账龄分析表，系统根据财务日期确定单据的会计期间。

【往来科目】如果系统参数勾选“启动对账与调汇”，则往来科目必须录入，且只能选择受控于应收应付的科目，否则结束初始化时系统提示严重错误，无法启用应收/应付模块。如果系统参数未勾选“启动对账与调汇”，且不需要将初始化数据传入总账，则可以不录入单据上的往来科目，但在结束初始化时系统会给出提示（提示不影响应收/应付模块的启用）。

如果核算项目属性中指定了应收账款科目代码，则填入核算项目后，系统自动带出指定科目。录入往来科目后，系统可以通过“科目＋科目方向”把相应的应收系统初始数据传递至总账系统。

【方向】指应收款余额传递到总账往来科目的借方还是贷方，系统自动默认为会计科目属性中的余额方向。

【收款计划】包括应收日期、收款金额和收款金额（本位币）。应收日期自动默认为开票日期（即单据日期），应收日期是要收款的日期，并不一定等同于单据日期。此处录入的应收日期会影响到账龄分析表（按应收日期计算）的结果，同时也会影响到期债权列表、按账龄分析法计提坏账、应收计息表（按应收日期计算）的结果；如果在“客户”属性中设置了收款条件，则应收日期会根据收款条件自动计算；如果没有收款条件但是在信用管理中进行了设置，则应收日期可以根据信用日期自动计算。收款金额自动取产品明细金额的汇总。用户可以对默认信息进行修改，但收款计划的总金额必须与产品明细价税合计的汇总金额相等。

案例

假设公司与A客户有业务往来，有以下往来业务还未结束需要录入初始销售普通发票。

①2020年5月4日发生一笔业务，应收款总额1000元，应收日期为2020年5月19日，当月收款300元，余款尚未收回，不需要录入产品明细；

②2020年8月1日发生一笔业务，销售钢板5个，含税单价400元/个，应收账款总额2000元，应收日期为2020年8月16日，该笔款项暂未收回，要求录入产品明细；

③2019年5月1日发生一笔业务，应收款总额3000元，应收日期为2019年5月16日，19年收回1500元，20年收回1000元，尚有500元没有收回，不需要录入产品明细；

④2019年6月10日发生一笔业务，销售涂料40千克，含税单价100元/千克，应收款总额4000元，应收日期为2020年6月25日，19年收回2000元，20年收回1000元，尚有1000元没有收回，要求录入产品明细。

注意：在录入产品明细的情况下，“本年收款额”在发票中无法录入，我们只能采用变通方法，把“已收款部分”和“未收款部分”分两张单据录入，或者只将“未收款部分”录入成发票。以第④张发票为例：已收款部分，不录入产品明细，录入的“发生额”与“本年收款额”金额相等，应收款余额为0；未收款部分，录入产品明细，单据的“发生额”与“应收款余额”金额相等；最终，这两张单据的发生额合计才是业务发票真正的发生额。

二、初始其他应收单录入

没有或不需要开出发票的往来业务建议通过其他应收（应付）单来反映。

案例

2020年8月15日，职员张三向公司借款1000元，已归还800元，余款尚未收回。

使用具有应收款管理权限用户登录K/3主控台，依次单击【系统参数】→【初始化】→【应收款管理】，双击【初始其他应收单-新增】。

【说明】初始化其他应收单的录入与销售发票类似，二者的区别在于：①其他应收单上的核算项目类别默认为“客户、供应商、部门、职员”；发票上的核算项目类别默认为“客户、供应商”。当然如果需要反映其他核算项目类别，可以在应收系统参数中添加，添加的项目类别在发票和应收单上都可以选到（参考知识：系统参数设置第三点）。②其他应收单的发生额、本年收款额、应收款余额在单据体录入而不是单据头，在表体录入应收款余额后，系统将自动反填收款计划中的收款金额。

三、初始预收单录入

依次单击【系统参数】→【初始化】→【应收款管理】，双击【初始预收单-新增】，预收单在单据体中有发生额、本年发票额、余额三项，发生额录入预收单的金额，本年发票额反映已经开出发票的预收金额，余额反映的是尚未开票的预收款金额。预收单以“余额”为依据，在结束初始化后与其它单据核销。本年发票额反映预收款的开票情况。

注意：因为“本年发票额”会在明细功能【初始化数据-应收账款】中的“本年应收”栏体现，所以本年发票额的这部分数据不需要再以初始化发票的形式录入在系统中，否则，这部分数据将重复反映。

案例

①2019年10月31日预收B客户3000元，2019年开出发票1500元，2020年开出发票800元，尚有700元预收款没有开票。

②2020年5月30日预收C客户1000元，6月30日开出发票1600元，预收款余额－600元。

这笔预收款的余额是负数，由于预收单不能录入负数，所以可以通过其他应收单来反映，发生额和应收款余额录入正数，往来科目选择“预收账款”，方向选择“借方”，如图所示。

本节就介绍以上3类初始单据的录入，您学会了吗？下一节我们继续介绍初始应收票据、初始合同、期初坏账的录入。

轻松掌握应收应付初始单据的录入（一）

恭喜您！