学习目标

完成本单元后，您将能够：

学会备用金设置并使用
了解备用金借款报销流程

业务场景

备用金是企业拨付给企业内部用款单位或员工个人作为零星开支的备用款项，企业对于费用报销若需要进行备用金核算，可以设置借款时记账增加备用金科目的余额，报销记账减少备用金的余额，并在借款/报销时根据设置显示对应部门/员工的备用金余额。

业务示例

环球机械集团本部有开设1221.01“员工备用金借款”来进行备用金核算，员工“shally”根据估计的费用数额填报借款单，预支备作办公费的备用金，支用后一次报销，多退少补。

一、参数设置

使用备用金进行借款报销需要先启用参数CP011“借款余额提醒”，并设置CP012“借款余额提醒对应的科目编码”及CP013“借款余额提醒的名称”，该备用金科目必须和总账核算备用金的科目编码相对应，其它参数“备用金辅助账设置”必须和总账1221.01科目的本级辅助账类型相对应才能正确取到总账1221.01科目的余额数据。

启用参数CP011“借款余额提醒”为“是”，在借款单上会显示有借款余额，借款余额显示的科目为1221.01科目，余额提醒的名称为备用金，即在借款单界面上显示备用金余额：XX，对应的这个金额为科目1221.01的余额。

借款余额按职员进行计算，需要在其他参数里面设置备用金辅助帐类型为职员，同时科目的辅助帐类型为职员。借款余额还可设置按行政组织+职员或成本中心+职员进行计算，但是不可以同时选择行政组织+成本中心。同时备用金辅助帐类型的设置需与余额提醒科目的辅助帐类型保持一致。

二、备用金借款报销流程

借款增加备用金

员工“shally”使用备用金在环球机械集团本部公司下进行借款报销，新增一笔借款20元，借款金额为20元。（注：设置了备用金的情况下，单据新增界面会显示备用金余额。shally目前的备用金为0）借款单付款后应生成凭证借记“1221.01”员工备用金借款 20增加余额。

第一步：新增借款单。

第二步：借款单审批通过后，生成凭证。凭证科目为备用金科目，将凭证提交审核，备用金余额增加。（注：若费用管理系统与出纳集成，需要生成付款单，由付款单生成该付款凭证）

报销减少备用金

借款增加备用金金额，相对应的进行报销会减少备用金的金额。员工“shally”收到发票进行报销时会显示自己的备用金余额为20，此时发票金额为10，需要报销10元，报销单审批通过生成凭证应贷记1221.01“员工备用金借款”10，减少备用金余额。

第一步：借款报销。在借款单序时簿界面选择已付款的借款单点击【关联生成】生成费用报销单，填写报销金额，如图

第二步：将审批通过的费用报销单生成凭证，凭证分录可参考：

三、备用金查询

需要查询当前公司职员的备用金使用情况可以依次单击【财务会计】→【费用管理】→【报表】，双击【备用金余额查询】菜单。选择核算项目【职员】后可以看到当前公司的职员的备用金余额哦，如下图：

注意：

备用金余额取数规则：截止到总账模块当前期间系统参数CP012设置的科目对应辅助账的余额，包含未过账凭证，总账查询需在集团查询核算项目余额表的数据，不是单家公司的数据；

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借款备用金管理

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